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家の書類の整理 −誰でもできる方法−

おひさまサービスのご依頼に書類の整理があります。

12月の年末、4月、5月の年度変わりにご依頼が多いです。

片づけサービスでは書類は判断が難しいので
作業の途中で出てきたら、紙袋に入れ、
お客様に時間のある時に
「要る、要らない」の判断をしておいてもらいます。

紙類の中でも人に読まれたくない、資源ごみで出すのはちょっと嫌だな、
と思ったモノはシュレッダーにかけます。

アドバイザーが側にいたほうがサクサク進む方もおられるので
そんなときは会社のシュレッダーを持参します。

お客様が判断
→アドバイザーがシュレッダー、紙ごみ、紐で括る、残すもののファイリング、ラベラー作り
と作業を同時にしていきます。

意外に静かに、地味にですが、忙しいです。

ここでは家の書類の片付け方、保存方法をお話しします。

紙類、ほんとに良くたまりますね。

たまっていい紙は福沢諭吉だけですよ。

余り細かくすると…いやになるので…私自身がそういうのは苦手なので、誰でもできる、ゆるいやり方をお教えします。
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@ 細かすぎるとできない
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時々、書類の分別項目が細かすぎる人がいます。

余り細かく分けると、しまう事が億劫になります。

気合を入れて分けているときは、やる気になってフォルダを細かく分けていくのですが
中味は意外に1,2枚しか入っていないモノもあったりします。

どんなことでも、面倒になるとやらなくなります。

会社の書類ではありませんから、失くさない程度に、そもそも取っておく必要があるモノなのかを考えながらフォルダの数もそこそこにしておきましょう。

 

A 収納にはどんなグッズを使う?
書類ボックス、紙フォルダ、プラスチックケース、クリアケース、書けるインデックス。
などで、仕分けしています。
image 書類ボックス
最近は家庭向けにきれいなおしゃれな色が増えてきました。
image 紙フォルダ
穴をあける必要がなく挟むだけなので、入れる時、廃棄する時も簡単
image クリアファイル
文字が書けて、剥がせるインデックス
書類ボックスは中分類
紙フォルダやプラスチックケースが小分類
と言ったところでしょうか。

あまりここでも決まりを作らない事です。
紙フォルダが無ければよくあるクリアケースにインデックスを貼って使ってもいいと思います。

しまってある場所
1階のリビングか
2階の廊下の棚か
タンスの引き出し です。

例えば、テレビの取り扱い説明書は
『2階の廊下にある棚』(大分別)の
『家電取説のボックス』(中分別)の中に
『テレビの紙フォルダ』(小分別)に入れています。

買った時のジッパー付きのビニール袋に入れたままのモノもあります。

ほぼ使わないので2階でも大丈夫。

書類はまとめて1か所にしないといけない!と思うとスペースも限られますので

大切なモノはダンスの引き出し

余り見る事がないモノは2階の棚

すぐに仕分けしておきたいモノは1階のリビングの棚

くらいの分け方でうまく行っています。
ボックスは2種類使っていて
中味が多いモノはキングジムの幅150センチ
image 普通のモノは100センチのタイプを使っています。
150センチはかなり横幅があるので、書類でなくても、その作業を行うときに一緒に使うモノを入れて置けば便利です。

例えば、『整理収納教育士』と書かれたボックスには
「配布資料」「演習資料」と一緒にテキスト本、マニュアル、使用するマジック、付箋、マグネット、講師認定証がプラスチックケースに入れて、ケースごとそのままボックスに入れてあります。
image ボックスにしておけば、仕事をしたいときそのまま、ボックスごとパソコンなどの作業をする場所に持ってくることが出来るので便利です。
オススメしない収納用品もあります。
穴をあけて閉じるタイプのモノです。

このタイプは最低月1回は配達されて、5年間以上は保管しておくこと。
が決まっているようなものだけです。

一般の家庭ではほぼないと思います。

閉じるのも面倒、捨てるのも面倒です。

また、透明なビニールの袋状のモノの間に差し込むタイプのモノも同じ理由でオススメしません。

これらは、年金手帳などのようにほぼ変わらないモノ。

又は1年間はその行為があるとき一式持って行きたい時
例えばPTAの役員会のような
資料を家から持ちだすような時です。

それも、お役が終わったら、一枚ずつ取り出して捨てる手間を考えると、うんざりしますが…。

私は紙フォルダのこのタイプを使います。
image 少し値段が高くても紙の厚いしっかりしたものを使いましょう image ここに、はさむだけ

 

B 永久保存は意外に少ない
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家庭の書類で保存しておかないと困る書類がどんなものがあるでしょうか。

●家、駐車場を買った時、借りたときの契約書

●インターネットなどの契約書やお客IDなどが書かれている書類

●年金手帳、介護保険、任意加入の保険証券、株の取引きIDなどが分かるモノ

と意外に永久保存は少ないです。

例えば年金でも年金的定期便などは年に1回新しいモノが来るので永久保存ではないでしょう。

そもそも、閉じてまで要るモノって…あるのか考えると意外に少ないと思います。

 

C 我が家の紙類の流れ
では、我が家ではどんな流れで書類が入ってきて収まるのか。

・家関係=家族あてに来る紙類。

・会社関係=私は3社に関わっているので3社分書類が来ます。

・親せき関係=周りが高齢者が増えてきたため何かと親戚の書類も我が家に転送されてきます。

この時点で、他の一般の家庭に比べて多いほうだと思います。
@ポストに来る
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かなり大きいポストです。
壊れたのをきっかけに、1年前に前の倍の大きさにしたところ、Amazonなどからの本もここに入るようになったので便利になりました。

A玄関で一時置場
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ポストから私が取り出すこともあれば、家族が取り出すこともあります。
その時は、必ず玄関の靴箱の上に置いてあります。
B要らないモノはすぐに捨てる
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玄関を入ってすぐ、居間にあるゴミ箱に要らないモノは直行です。
ダイレクトメール、お店からの割引きハガキ、チラシ、読んで「行かないな」と思ったモノはすぐに、ゴミ箱へ。
C忘れてはいけないモノはボードへ貼る
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かなり大きめのコルクボードはキッチンに貼ってあります。
キッチンなら、いつも目に入るし、予定が終わったらすぐに捨てます。
このボードにはゴミの半年分の予定表も貼ってあります。
Dチョイ置きは1か所に
時間があるときに仕分け
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リビングチェストの扉を開けるとこの3段の引き出しがあって、
一番上がおひさまサービス
真ん中が家のモノ
一番下がその他
ここにあることが分かれば時間があるときに仕分けできるので安心です。
チョイ置きもこれ以上になると時間も頭も整理できないのでこれくらいがちょうどいいですよ。

カタログとか、ちょっと大きめのモノもありますよね。

その時はこっち
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読んでおきたい本、カタログ、大き目の書類などはこのカゴに。

封筒に入れたままの方が無くならないのでいいです。

このカゴは1つだけOKにしてます。

友人に返却する予定の布の袋なんかも入れています。

新しいモノから左に入れて行きます。
すると右に古いモノが溜まるので、探しやすいし、一杯になっても右の古いほうから見直すことが出来るので、整理が早いです。

決まりは、チョイ置きはこのカゴと3段の引き出し以外に置かない事です。

書類もチョイ置きをあっちこっちに許してしまうと、無くなる原因にもなりますし、数もどんどん増えて行きます。

 

D 家計簿は付ける方がいいの?
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領収書を何年も前のモノも取って置かれる方がいます。

確定申告で使われる方なら残しておかなくてはいけないかもしれません。

不動産を購入し、税金の還付金などに使用する。

個人事業主なら領収証なども必要でしょう。

それらにも必要がないのにとっておく人がいます。

年代も日付もバラバラです。

「なぜ取って置かれるのですか?」
「家計簿を付けないといけないかなと…」

時間もないし、家計簿をコツコツつけるのも苦手なタイプなら、無理してつけなくてもいいのではないかと思います。

ベテランのファイナンシャルプランナーの友人に聞いてみました。

「家計簿は家計の流れが分かってきたら、あまり必要はないです。予算をたてて、使うことが大切です。」

 

E カードの明細はどこまでとっておくの?
カードの明細が届き、自分が使ったモノに間違いがないか。
(最近のカード詐欺は少額の金額のモノが多いそうです)

そして、引き落とされた金額に間違いがなければ、次の明細が来たら捨ててしまいます。

手元には1番最新のものだけがあるだけです。

カード会社に連絡したいとき、(以前財布を無くしたときに必要になりました…。)
連絡先が分からないといけないので、最新のものが一つあれば十分。

それでも、気になるなら1年分でいいかと思います。
WEB明細にすればコンパクトに残すこともできます。

捨てる時は個人情報が満載のカード明細ですから、シュレッダーで小さくするか、
消しポンのようにスタンプでわからなくするなどして捨てましょう。
image ローラータイプのスタンプ

 

 

ま と め
書類は、
「捨てていいのか悪いのかわからない」
「なんとなく捨てられない」
と思ってそのままになってしまいます。

一時置場は1か所に決めて
溢れる前に捨てるもの、残すものを決める

『大切なモノはここに入っている』
『大切なモノが来たらここに入れる』
が決まっているだけでもストレスはないものです。

細かく分けると探すときも大変
電化製品の取り扱い説明書と保証書は一緒にしておけばすぐに見つかります。

難しいなら家用、個人ごと、大切、のボックスに入れるだけでも。

自分にとってわかりやすい方法を決めて、無理をしない事です。

有名な『ナムレコの統計』では事務員が見る書類の99パーセントは作られて1年以内。
95パーセントが半年以内。

つまり、あまり古い物は必要がない…という事でもありますね。
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書類整理は完璧にするときりがありません。

ラベル作りもこらない事、手書きで十分です。

書いて、貼って、きれいに剥がせるタイプのラベルにしたり、マスキングテープでも構いません。

私も、何となく頭の整理が出来ないな〜やる気がおきないな〜と思った時は、たいてい書類の整理が溜まっている時です。

かごの中を整理し、3段の引き出しを整理すると、やる事が見えてくるし、やる気モードにスイッチが入ります。

無理せず、自分にできるやり方を探してみましょう。

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